Thiết lập mục tiêu để quản lý thời gian

Mục tiêu có vai trò quan trọng đối với việc quản lý thời gian hiệu quả: chúng chỉ cho bạn cách sử dụng thời gian. Do đó hãy tập trung vào mục tiêu và bạn sẽ biết những gì quan trọng nhất để thực hiện hàng ngày và hàng tuần.

Dưới đây là 3 bước có thể giúp bạn quản lý thời gian thông qua sử dụng mục tiêu:

Phân chia mục tiêu thành một tập hợp các nhiệm vụ có thể quản lý được. Xem lại từng mục tiêu và sau đó lập danh sách tất cả các nhiệm vụ theo thứ tự đúng.

Ước tính xem bạn cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ. Điều này không phải lúc nào cũng rõ ràng, nhưng nếu bạn đã hoàn tất những nhiệm vụ tương tự trước đó, bạn sẽ có cơ sở để ước tính thời gian. Nếu có việc nào mới đối với bạn, hãy tham khảo ý kiến đồng nghiệp, cấp trên hoặc bất kỳ ai có thể giúp bạn ước tính thời gian. Sau đó cộng thêm khoảng xê dịch từ 10 đến 20% để dự trù những vấn đề không thể báo trước. Bạn cũng nên xác định thời hạn hoàn tất từng nhiệm vụ hay hoạt động. Đối với những hoạt động phức tạp, hãy lập mốc để theo dõi tiến độ.

Xác định mức độ ưu tiên. Khi bạn đã hài lòng với danh sách những nhiệm vụ cần hoàn tất, hãy xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C cho từng nhiệm vụ. Các mức ưu tiên mà bạn xác định nên phản ánh tầm quan trọng của mục tiêu mà từng nhiệm vụ hỗ trợ:

Mức ưu tiên A: Dành cho những nhiệm vụ có giá trị cao và được quan tâm chính.
Mức ưu tiên B: Dành cho những nhiệm vụ có giá trị trung bình và tầm quan trọng thứ hai.
Mức ưu tiên C: Dành cho những nhiệm vụ ít giá trị và không quan trọng.

Khi bạn kiểm tra các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ chú ý những việc cần hoàn tất theo thứ tự, với mỗi nhiệm vụ ít nhiều được hoàn tất trước khi có thể bắt đầu nhiệm vụ kế tiếp. Ví dụ: một báo cáo quan trọng triển khai cho cấp lãnh đạo có thể theo quy trình sau: Thu thập dữ liệu --> Lập đề cương báo cáo --> Viết báo cáo --> Lấy ý kiến đóng góp --> Điều chỉnh --> Nộp báo cáo.

Một số nhiệm vụ không phụ thuộc vào việc hoàn tất bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào khác, hoặc có thể được thực hiện trước và sau khi đạt đến một giai đoạn cụ thể. Hãy ghi chú những mối quan hệ này và ghi nhớ trong đầu khi lập lịch trình cho công việc của bạn.

Theo HRVietnam - Harvard Business Essentials