Chống lại sự trì hoãn công việc

Ảnh minh họa từ www1.istockphoto.com

Có những lúc, bạn đã lập kế hoạch và lên hạn chót cho một số công việc. Nhưng các công việc ấy cứ liên tục bị trì hoãn. Chìa khóa để kiểm soát thói quen tiêu cực này là gì?

Thông thường sự trì hoãn xảy ra khi người ta không hình dung ra được sự khác nhau giữa việc cấp bách và việc quan trọng.

Những công việc cấp bách, xảy đến đột ngột đa phần là những công việc không quan trọng vì nó không nằm trong kế hoạch công việc của bạn, mặt khác khi bạn bắt tay vào giải quyết các công việc cấp bách thì thường chúng sẽ làm tốn nhiều thời gian của bạn vì bạn chưa có sự chuẩn bị để giải quyết những công việc này.

Trong khi đó công việc quan trọng mà bạn đang làm ít nhiều bị trì hoãn và điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả cũng như thời gian hoàn thành công việc của bạn.

Ngoài ra sự trì hoãn có thể xảy ra do những lý do rất đơn giản như: lo âu về sự thất bại hay thành công; kỹ năng đưa ra quyết định kém; thiếu kỹ năng tổ chức; hoặc theo chủ nghĩa hoàn hảo.

Để giải quyết được vấn đề này, bạn phải tập trung phát triển tốt các kỹ năng tổ chức, khả năng quản lý công việc hiệu quả, kỹ năng sắp sếp các công việc theo trình tự ưu tiên và quản lý hiệu quả thời gian của mình.

Khi bạn không trực tiếp hay gián tiếp phải đảm nhận những công việc quan trọng đối với bạn thì bạn có thể trì hoãn nó. Ngược lại khi bạn đang đảm nhận một công việc hay một dự án rất quan trọng và bị những công việc khẩn cấp khác chen ngang, bạn phải xem xét thật kỹ trước khi quyết định xem có giải quyết nó hay không. Do đó, điều quan trọng là bạn phải hiểu được sự khác nhau giữa việc cấp bách và việc quan trọng.

Ví dụ, khi sếp của bạn đến văn phòng và nói với tiếp tân là hãy sắp xếp một cuộc họp và muốn bạn tham gia vào cuộc họp đó ngay bây giờ thì đây thật sự là việc cấp bách. Hay khi giám đốc bán hàng của bạn thông báo và giải thích cho bạn biết rằng khách hàng lớn của bạn đã không nhận được chuyến hàng theo như hợp đồng và họ đang cần gấp chuyến hàng đó. Điều này sẽ đòi hỏi phải lần theo chuyến hàng gốc, tìm hiểu thông qua nơi đặt hàng, thậm chí là các giấy tờ của người bán hàng... lúc ấy việc này được coi là khẩn cấp.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, những việc này ảnh hưởng không nhiều đến công việc và cuộc sống của bạn bằng những việc quan trọng khác.

Trong khi đó, những việc quan trọng là những việc có thể giúp bạn mở mang kiến thức, phát triển nghề nghiệp, hoặc đạt đến những giá trị có ý nghĩa nhân văn. Rất dễ để nhận ra những công việc quan trọng này và nó sẽ giúp bạn đến với thành công nhanh hơn.

Điều này không có nghĩa là bạn không cần quan tâm đến những việc khẩn cấp. Để ưu tiên cho các việc quan trọng, bạn nên thu hẹp thời gian dành cho những việc khẩn cấp, nhưng vẫn phải đảm bảo sao cho những việc đó sẽ được giải quyết một cách thành công và hiệu quả.

Đồng thời, cũng không nên tự xử lý tất cả những vấn đề khẩn cấp khi nó nảy sinh, mà hãy ủy quyền cho nhân viên hoặc người có thể thực hiện được nếu có thể, để bạn tập trung thời gian vào những công việc thật sự quan trọng của mình.

Theo HrVietnam, Quản trị